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GAISCE - ATTRIBUTION DU PRESIDENT / SPECIFICATION DE L'EMPLOI

 

Position: Chef de bureau

Relevant du: PDG

Contrat: contrat initial de 6-mois, avec possibilité de prolongation

Lieu: Dublin

 

Nous recherchons un chef de bureau dynamique et enthousiaste à rejoindre l’équipe Gaisce.

 

A propos de Gaisce - Le prix du président

Gaisce - Le prix du président est un programme d'autodéveloppement destiné aux jeunes de 15-25, qui améliore la confiance et le bien-être en participant à des défis personnels, physiques, communautaires et en équipe. Le président irlandais, Michael D. Higgins, lance un défi direct à tous les jeunes: rêver grand et réaliser leur potentiel.

Gaisce est non compétitif et autonome: le participant progresse à chaque niveau de récompense (bronze, argent ou or) en choisissant des activités personnelles, physiques et communautaires qu'il souhaite entreprendre et en participant également à un voyage d'aventure. Un mentor adulte formé, son responsable du prix du président (PAL), les accompagne tout au long du processus. Plus les participants donnent de leur temps et de leur énergie, plus la récompense est grande.

Les jeunes qui terminent le programme Gaisce reçoivent une médaille et un certificat signé par le président irlandais, Michael D. Higgins. S'ils parviennent à obtenir un Gold Award, le président le leur présente lors d'une cérémonie spéciale au château de Dublin.

Gaisce est actif dans tous les comtés de 26 et, grâce à la Joint Award Initiative, un partenariat innovant avec le Prix du Duc d’Édimbourg, les jeunes résidant en Irlande du Nord peuvent obtenir un Gaisce Award à tous les niveaux. Grâce à un partenariat avec le prix international du duc d'Édimbourg, les prix Gaisce sont également reconnus à l'échelle internationale.

Depuis sa création dans 1985, plus de 300,000 ont participé au programme Gaisce. Aujourd'hui, plus de jeunes 24,000 s'inscrivent chaque année au défi Gaisce et sont récompensés par le biais de plus de 13 organisations 800 (partenaires du prix Gaisce) réparties dans tout le pays. Chaque année, Gaisce soutient ces organisations et les plus de 1,200 President Award Leaders (PAL) qui y travaillent et se portent volontaires pour encadrer les jeunes tout au long de leur parcours Gaisce.

Gaisce célèbre l'individualité de chaque participant et garantit que, même s'il existe de nombreuses possibilités pour remporter un prix Gaisce, chaque parcours Gaisce est aussi unique et vaste que nos participants le décident et sont reconnus de la même manière.

Le rôle

Relevant du PDG, le rôle du chef de bureau est d’assurer le bon fonctionnement du bureau de Gaisce en maintenant des systèmes de bureau efficients et efficaces, en organisant toutes les activités administratives connexes et en supervisant le personnel de soutien administratif.

Principales fonctions et responsabilités

 

Administration de bureau et de programme

  • Gestion de l'administration et des processus liés à l'exécution du programme Award.
  • Gestion des tâches de la réception pour le bureau de Gaisce.
  • Gestion des systèmes de construction et liaison avec les parties prenantes et les fournisseurs concernés.
  • Gérer et maintenir l'intégrité des données dans plusieurs bases de données.
  • Soutenir les équipes des opérations et de la communication en fonction des besoins administratifs.
  • Superviser la mise en œuvre et la gestion des politiques et procédures de gouvernance et de conformité liées à l'organisation.
  • Gérer et soutenir l'équipe administrative de personnes 3.

La finance ;

  • Assister dans les fonctions de comptabilité au quotidien (comptes de gestion, paie et frais d'inscription, opérations bancaires en ligne et rapprochements bancaires des produits tirés des honoraires).
  • Génération de bons de commande, tenue de registres de TVA et de paiements.

Support informatique / Système téléphonique

  • Maintenir le système informatique et téléphonique de Gaisce et assurer la liaison avec le support et les fournisseurs de services si nécessaire.
  • Fournir un soutien informatique de base et une formation au personnel sur les packages bureautiques généraux, le système CRM et le système en ligne de Gaisce.

 

Fonctions RH

  • S'assurer que toutes les politiques de ressources humaines sont à jour, fonctionnent efficacement et sont respectées.
  • Gérer l'administration quotidienne des ressources humaines, y compris les processus des congés annuels et de maladie, la tenue des dossiers et le recrutement du nouveau personnel
  • Responsable de l’initiation du nouveau personnel.

 

Général

  • S'acquitter d'autres tâches qui pourraient être raisonnablement requises de temps à autre, en fonction de la nature du poste.
  • Agissez dans le meilleur intérêt de Gaisce et dans le respect de la vision et de la mission de l'organisation.

Spécification Personne

Compétences / Expérience

  • Minimum d'années d'expérience de travail 3 dans un rôle similaire (essentiel).
  • Diplôme de troisième cycle en commerce, secrétariat ou gestion de projet (l'expérience peut suffire)
  • Extrêmement organisé avec la capacité de hiérarchiser et de déléguer.
  • Expérience de gestion du personnel.
  • Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, et d’autres progiciels.
  • Maîtrise de l'utilisation du CRM (de préférence Salesforce).
  • Excellentes compétences multitâches.
  • Excellente manière de téléphoner et capacité à traiter avec les gens de manière amicale et efficace.
  • Excellentes compétences en administration et souci du détail.

Qualités personnelles

  • Comportement amical.
  • Attitude enthousiaste, motivée et positive.
  • Flexible et calme sous pression.
  • Engagement à donner aux jeunes les moyens de s’épanouir pleinement.

Relations clés

Relevant du chef de la direction, le candidat retenu travaillera en étroite collaboration avec l'équipe de la haute direction, le conseil et les membres des équipes des opérations, des communications et de l'administration.

Conditions

Ceci est un contrat initial de 6-mois avec la possibilité de prolonger. Le salaire est de 40,000 € par an. La nomination est couverte par le régime de retraite unique de la fonction publique et l’affiliation à ce régime sera obligatoire pour le candidat retenu. Les jours de congé 12.5 sont exclus, sauf les jours fériés. Les heures de travail sont exprimées en heures 37.5 par semaine.

Application

Les candidats intéressés doivent envoyer une lettre de motivation et un CV (max. 2 pages) par courrier électronique à recrutement@gaisce.ie avec pour objet 'Office Manager Application' ou par la poste (portant la mention 'Privé & confidentiel') à l'adresse suivante: Gaisce - Le prix du président, Ratra House, North Road, Phoenix Park, Dublin D08 YD62. Les requêtes peuvent être adressées à la même adresse email.

La date de clôture pour les applications est le vendredi 5pm 29th March 2019. Les interviews pour ce rôle auront lieu sur 9th Avril 2019.

Toutes les candidatures reçues dans les délais seront comparées aux exigences du rôle et à la spécification de la personne.

Gaisce, Gradam an Uachtaráin - Prix du président s'engage à appliquer les meilleures pratiques et fonctionne sur la base de l'égalité des chances. Les candidatures sont donc invitées par tous les candidats qualifiés et éligibles. Les nominations seront fondées uniquement sur le mérite et la sollicitation sera disqualifiée.

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